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【转载】浅谈建筑企业项目部“分散采购管理”  

2015-05-21 06:19:49|  分类: 工程技术 |  标签: |举报 |字号 订阅

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摘要:随着“项目法”的深入推广,项目部“分散采购”管理模式逐渐被越来越多的建筑企业所采用。针对项目部分散采购管理,本文认为应该按照不同材料分类采取不同的采购方式,同时要及时调整企业组织结构为分散采购提供组织保障。在具体采购方式中要重点做好招标管理和建立供应链采购管理两个方面,对招标管理中应注意的问题和容易忽略的环节进行了详细说明,并指出为适应建筑企业激烈的市场竞争,各建筑企业应加快建立自己的供应链,使供应链管理模式逐步代替传统的管理模式。 
  关键词:分散采购 材料分类 招标管理 供应链 
   
  引言:企业采购作业的方式是多种多样的,而企业采购作业模式则一般分为集中采购和分散采购两种。随着建筑工程“项目施工管理”制度的实施,各建筑施工企业逐步把施工管理和企业管理职能分离,纷纷在各施工项目中组建项目经理部,由项目经理部负责施工过程的管理。在这种新形势下,企业为落实“项目施工管理”制度,同时为调动项目经理部的积极性,逐步放宽了对项目部的授权,包括材料采购权,允许项目部分散采购建筑材料,笔者所在公司就经历了由集中采购到混合采购,再到分散采购的管理模式的变迁,但如何做好项目部的分散采购,在分散采购中应重点做好哪些方面的工作,以及在分散采购中应注意那些容易出差错的环节,这些都值得研究探讨。 
   
  一、做好分散采购,首先要合理划分建筑材料种类,确定相应的采购方式。 
   
  建筑材料千差万别、种类繁多,应根据不同的种类,采取不同的采购方法。在采购材料的时候,应根据建筑材料本身对企业的重要性及市场供应能力和通用性来划分材料种类,确定采购方式。“建筑材料本身对企业的重要性主要是指建筑材料对企业的生产、经营、质量、供应、成本等的影响力大小;而市场供应能力主要是指市场的短期、长期供应保障能力、供应商的数量、供应竞争激烈程度及市场依赖性等”。依据不同采购建材的重要性及市场供应能力和通用性,可将其分为:主要通用建筑材料、个性建筑材料、辅助通用建筑材料和瓶颈建筑材料。 
   
  主要通用建筑材料是指那些通用性较高、价值含量高、对工程重要性较大的主要建筑材料,包括:钢材、木材、水泥、电线电缆、电梯、消防设施、通风系统、楼宇控制系统、变配电箱(柜)等。由于此类物品工程用量较大,价值含量也较高,且在各项工程中几乎都能用到,建议采用发展供应链采购管理的方式,寻找战略合作伙伴,建立长期供应合作关系。 
  个性建筑材料的特点是,市场供应商较多,表现为买方市场,用量一般且价值高,通常会表现为一些个性化设计,如:卫生陶瓷、建筑陶瓷、灯具、油漆涂料等装饰装修材料。针对这些特点,可以采用招投标的方式,通过各供应商之间的竞争性报价,达到降低成本的目的。 
  辅助通用建筑材料一般指那些用量少、价值低、市场供应充足,且通用性较高,常常以标准件或常用品的形式出现,如:建筑用胶、螺栓等五金标准件、腻子粉等等。对于这类建筑材料,可以采用确定合格分供方名录、发布最高限价、定点采购的办法。 
  笔者所在的公司就要求各项目经理部、分公司每年上报合格分供方评审表及相关资料至公司物资管理部,由其审核确认后,下发公司统一的《合格分供方名录》,各项目经理部、分公司可以在《合格分供方名录》中选择一至两家供货商为辅助通用建筑材料的供货商。而且公司物资管理部还通过公司“网络协同办公平台”发布物资采购、租赁的最高限价,对合格分供方的价格进行管理。 
  瓶颈建筑材料,一般用量不大,价值特征不突出,但常为集中使用,且表现为卖方市场。这类材料一般包括一些新型建筑材料、建筑施工中使用较少的材料,或某些具有专利权的材料。如防水卷材、新型聚乙烯防水保护卷材等。对于这类材料,一般采用分包施工或委托专业施工队伍进行采购的方式。 
   
  二、明确界定施工企业公司与项目经理部各自的职责范围,建立适应分散采购的组织结构。 
   
  在公司一级的层次上,采购部门通常处理与采购程序和方针的设计相关的问题。在公司管理层的要求下,也可以从事一部分审核工作,同时还要对主要建筑材料进行详细的供应市场研究,而项目部的采购部门,可以通过公司采购部门定期发布的小册子、公告或局域网利用这些研究成果。此外,公司的采购部门还可以作为促进或解决部门或经营单位之间协调的工具,然而它并不进行具体采购活动,这种活动完全由项目部的采购组织实施。 
  笔者所在的公司在2002年调整采购模式后,将原有的物资部的管理职能和供应职能分离,成立了物资管理部和物资供应分公司。物资管理部为公司的物资管理职能部门,主要负责制定公司物资管理办法及相关规章制度,并监督实施,发挥监控、服务、协调作用。物资供应分公司为相对独立的供应部门,可以对内、对外供应建材,参与竞争。这样在组织结构上为分散采购的顺利实施提供了保障。 
   
  三、在具体的采购方式上,要逐步建立完善的招标采购管理制度 
   
   
  对于适合招投标的个性建筑材料,通过招投标可以进一步降低材料成本,选择服务态度好、产品质优价廉的供应商。规范招投标管理,首先要完善物资招标采购管理制度,明确招标原则和招标程序,规范招标采购业务流程,尽量做到公开、公平、公正,杜绝暗箱操作和商业贿赂的发生,提高招标工作的透明度。图2为笔者所在公司的采购业务流程图: 
   
  这种采购业务流程要求单项金额在5万元以上的材料由物资管理部组织进行招标,公司“物资采购招标委员会”监督招标过程并参加评标。物资管理部和项目部负责推荐投标单位,项目经理或经营副经理、材料主管参加开标程序并参与评标;单项金额在5万元以下的材料由采购单位自己组织招标,物资管理部负责审核招标书与标书盖章,并进行不定时、不通知的抽查,以监督招标过程。这种业务流程既保证了物资管理部的监督职能,又能发挥项目部的主动性和积极性。 
  另一方面,在进行招标采购过程中,要加强评标工作的规范性,充分体现采购评标工作的公平、公正性,最大限度地减少主观臆断,在科学规范前提下,力争社会效益的最大化。国家关于招投标有专门的法律法规,如《中华人民共和国招标投标法》、七部委局27号令《工程建设项目货物招标投标办法》和七部委12号令《评标委员会和评标办法暂行规定》等。在进行招标采购时,要严格按照上述法律法规的规定执行。对于具体评标过程中易引起异议或歧义的问题,比如:在投标文件符合性审查时,有时会遇到两个投标人同属某个大集团公司,其中一个是总公司,另一个也属独立法人的子公司,他们能否同时参加同一项目投标?对投标文件中所提供的营业执照复印件,未见年检戳记,是否判定该投标文件无效?投标文件中有投标单位公章,而无法定代表人或法定代表人授权的代理人的签名或印章,或只是打印姓名,这种情况是否判定为废标?同一招标项目出现了同一品牌材料的两个不同代理商同时参加投标时,这两个投标人的投标文件如何处理?当投标文件中出现过低投标报价时如何处理?等等,对于这些易引起异议或歧义的问题,最好能以企业内部文件的形式加以明确,并在招标书中强调指出,以提醒投标人,提高招标工作的权威性。 
  另外,在招标过程中,还要注意几个易忽略的问题: 
  首先是“够用原则”。所谓“够用原则”,是指在保证系统功能正常运行的前提下,根据工程项目特点,选择性价比最为合适的材料,而不是最好的材料。这一原则在选择个性建筑材料如:陶瓷洁具、瓷砖等时尤其重要,在能够满足设计要求的前提下,尽量选用价格低的材料,以达到最终降低工程成本的目的。 
   
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