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【转载】复杂项目采购合同管理计划编制要求  

2015-05-21 06:23:27|  分类: 工程技术 |  标签: |举报 |字号 订阅

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        采购管理计划描述如何管理从制定采购文件到合同收尾的采购过程。对于复杂项目,其关键是管理各个合同承包商之间的组织界面,以及合同的变更控制。
        合同管理的主要依据包括合同规定解释顺序的合同有效组成部分,合同执行过程中的工作结果,变更请求与说明分析等。合同管理中使用的技术与工具包括合同变更控制系统、绩效分析报告以及支付控制系统。合同管理结果包括各类来往函件、合同修改、变更与支付。其中,合同变更包括对合同条款或对提供产品或者服务说明书的修改,终止合同的决定也可以作为变更进行处理,变更控制系统则用于合同修改。
        承包商的合同控制是为确保合同所约定的各项义务的全面完成及各项权利的实现,以合同分析的成果为基准,对整个合同实施过程进行全面监督、检查、对比和纠正的管理活动。在工程实施过程中,由于实际情况千变万化,导致合同实践与预订目标的偏离。如果不及时采取措施,这种偏差常常日积月累,由小到大,将对合同的履行造成严重的影响。因此,需要对合同实施情况进行跟踪,以便及时发现偏差并进行适当调整,使之与总目标一致。用于判断实际情况与计划情况差异的依据是合同及合同分析的结果,以及各种实际的工程文件。合同控制的程序主要是工程实施监测与跟踪、对比分析与纠偏处理。
        按项目的发展过程分类,合同控制方法可分为事前控制、事中控制、事后控制。按照控制信息的来源分类,可分为前馈控制。按是否形成闭合回路分类,可分为开环控制、闭环控制。归纳起来又可分为被动控制和主动控制两大类。被动控制时控制着从计划的实际输出中发现偏差,对偏差采取措施及时纠正的控制方式。它要求控制人员对计划的实施进行跟踪,将收集的工程信息进行加工、整理,再传递给控制部门,是控制人员从中发现问题,找出偏差,使得目标和计划的偏离情况一旦出现就能够加以纠正。主动控制是一种对未来的控制,它可以最大可能地改变即将成为事实的被动局面,从而使控制更加有效。当它根据以掌握的可靠信息,分析预测出系统将要输出偏离计划的目标时,就制定纠正措施并向系统输入,以使系统因此而不发生目标的偏离。被动控制实际上是在项目实施的事后检查过程中发现问题并及时处理的一种控制,仍为一种积极的并且是十分重要的控制方式。被动控制与主动控制都是实现项目所必须采用的控制方式,有效的控制工作应以主动控制为主,将被动控制和主动控制紧密地结合起来,同时还应定期、连续不断地跟踪并进行被动控制。只有如此,才能完成项目目标控制的根本任务。
        合同控制的日常工作有:落实合同实施计划、协调各方关系、指导合同工作、其他项目控制、合同实施情况跟踪、偏差分析与处理、工程变更与索赔、工程文档管理、争议处理等。
        合同变更控制要注意以下几个问题:只有批准项目范围变更时,才同意调价;技术标准与要求降低应不能以影响采购产品的功能为代价,对于有条件接受的产品质量方面变更,需要进行必要的赔偿;对所有变更要进行控制,明确记录变更提出方、时间、理由;在批准变更时,要考虑费用与进度问题;保证合同变更经过了必要的批准并且通知了相关方,通过合同变更控制系统及时处理所发生的合同变更请求;复杂项目的合同管理工作必须要保证各个供应商在进度、技术接口等方面的协调一致。
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