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【转载】ERP应用系统中的采购工作模式  

2015-05-21 06:24:17|  分类: 工程技术 |  标签: |举报 |字号 订阅

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        (1)以职责为核心的流程设计
         在传统的采购管理模式下,管理的思路是本着部门的管理,即首先是企业组织机构中的供应部门,然后是供应部门负责具体的工作。在ERP系统中,尤其是国外大型ERP系统,每个员工首先对应自己的职责,这些职责既可以使系统预先设定的,也可以是灵活定义。
        系统可以将部分工作从采购模块中完全或者部分剥离出来,例如,提出采购请求、检验入库、通知财务付款、供应商管理这几项工作。系统的这种特征是将所有要完成的工作分解成相关的职责,并对应到模块中。一个模块就是一个工作或业务部门,体现了集中管理的思想。
        例如,某企业通过职责分析,发现同一个采购订单职责被多个部门执行,在咨询顾问的建议下,将其收归一个部门,减少了大量采购资金。实行集中管理还可以减少许多协调工作,因为企业的跨部门协调是一项费时费力的工作,如果能够减少这些工作,将会大大提高工作效率。
        (2)基于高度共享的基础信息平台
        使用ERP系统,提供基础信息的岗位工作量增加了,例如,采购管理中的采购员、询价管理员、报价管理员的工作都会相应的增加,因为以往这些工作都是通过电话来完成的,而ERP系统要求所有的采购单据都要在系统中进行记录,原因如下:
        1)业务的可追溯性强,ERP系统可随时查询任何时候与任何供应商的采购业务往来,并且可以查询任何业务的进行状态,包括库存接收的数量、采购退货的数量、发票数量等。另外,ERP系统还可以随时运行需要的报表,反应某一时期采购业务的执行情况,包括趋势分析等,并为下一阶段工作的改善提供及时的信息。
        2)降低业务操作中认为因素影响。在ERP系统中,系统将按照设定的指标对供应商的状态进行分析,包括供应商供货数量分析、质量分析等。并从中总结规律,制定相应的供应商策略,例如,设定相应的配额和询价优先等。这样可以将业务人员的调动对工作的影响尽可能减小,新来的业务人员也可以通过系统方便地查询某一类供应商的名单、联系方式、历史供货记录。并且按照设定的供应策略进行采购业务。
       (3)完备的控制体系
        ERP系统与传统的信息系统最根本的区别在于它的“事前控制、事中监督、事后分析”这一管理思想。ERP系统中的采购工作程序有以下几方面改善:
        1)流程有序。在ERP系统中可以设定哪些物料必须经过采购申请,哪些物料必须首先制定总的采购计划来对采购流程进行控制,细化采购部门的日常管理,加大管理力度。
        2)审批严格。虽然在传统的模式下,也强调采购管理要按照一定的层次进行控制,但在实际的操作过程中,尤其是跨地区的公司要这样非常困难。通过ERP系统建立采购单据的审批流程,可以控制不同职责的员工采购具体的物料,其采购金额最大是多少,超过一定的金额必须经过主管领导的审批,否则ERP系统将无法继续处理该单据,包括接收相应的货物等。
        3)监督有效。在采购业务处理的过程中,监督人员如果通过查询发现业务处理有问题,则可以终止或暂停业务处理,至到问题解决。如果发现某订单是重复订单,则可以将其暂停,查明原因,或者取消订单。
        ERP系统的实施对采购管理的改善除了上述三方面外,还有更为重要的作用,就是为业务人员带来了一种体验,让业务人员认识到相信技术是如何改变和优化业务流程的。整合后的ERP系统可以实现企业与供应闪以及客户的信息自动交互,从而提高整个采购环节和客户关系管理的实际效率。
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