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【转载】利用采购信息系统进行采购决策与管理  

2015-05-21 06:25:31|  分类: 工程技术 |  标签: |举报 |字号 订阅

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        及时、准确和完善的采购此次统计与分析,是进行采购决策的基本条件。由于基于网络和数字化技术,一般的采购信息系统都具有集信息采集、分类、汇总、分析、查询、统计等各种处理为一体的显著特点,而且操作快捷、方便,性能高效。采购经理人员可以通过采集采购过程中所产生的各种原始数据,简单录入供应商信息、货品信息、采购负责人信息,合同、采购、退货、付款信息,随时进行各种条件的查询统计和分析处理。可以对合同进行查询——按采购人统计合同采购量、按供货方统计合同采购量、按货品统计合同采购量;可以对采购情况进行查询——按期间供货方查询、按期间采购人查询、按期间采购货品查询;可以对退货退款情况查询——按负责人退款查询、按供货方退款查询、按货品查询;可以对账务付款查询、汇总分析—按责任人付款查询、按供货方付款查询、按责任人期间汇总、按责任人欠付款分析、责任人采购金额分析、按供应商期间汇总、供应商欠款分析、供应商采购金额分析等。
        内部控制的作用在于促使企业有效率地达成经营目标,提供可靠的财务报表与信息,并确保一切程序符合相关的法律法规和企业各项规章制度。就网络环境而言,采购交易的处理与相关作业程序都必须依赖良好的计算机信息系统,因此,信息系统内部控制将直接影响采购的运营与绩效。
        在良好的采购信息内部控制系统下,经理人员可以对采购活动进行实时、有效的内部控制。
        1)采购管理系统可以帮助采购人员完成物料采购全部过程中每一业务的有效控制,包括采购计划的制定、采购申请、采购询价、采购订单、订单跟踪等。
        2)利用采购管理系统,实现采购监控与操作的分离,实现采购系统内部的有效牵制,通常,在电子化系统内分出操作与监控两个岗位,对每一笔业务同时进行多方备份。当采购人员进行账务处理时,其操作和数据也被同步记录在监控人员的机器上,由监控人员进行即时或定期审查,一旦出现数据不一致便进行深入调查。这样明确了岗位的划分,实现了有效牵制。
        采购信息化管理系统的实现,特别是内部控制系统的完善,使企业采购物资流和信息流管理高度整合,为建立完善的预算执行体系和透明严谨的采购流程控制体系提供了良好的技术条件,企业可借以打造“阳光采购”平台。
        信息不畅。过程不透明是影响采购效率和公司整体执行力的重要因素。采购信息管理系统能够让采购团队内部与公司各部门共同获得清晰和快速的信息,并让这些信息得到系统化管理和通畅的传递,而且高度透明。利用现有的信息系统资源,如投资预算系统、合同系统、LIS系统、MIS系统等已有数据,实现物资采购申请、审批、采购、验收、结算等业务流程的电子化管理,同时提供实时查看采购进度及采购统计报表。
        采购管理系统让共享信息成为重要资源,让透明工作成为优质服务。例如,部门预算会定采购量,系统自动生成采购目录,各部门专人申报请购单,采购流程管理系统固化。采购系统中没有被录入的项目,各部门就无法进行采购申报,差错率达到了零指标,超预算行为便会销声匿迹,采购中预算执行的保障机制由此形成。
        更为方便的是,采购管理系统中无论是预算系统、合同系统,还是MIS系统,在应用中均可实现无缝集成。比如,采购人员在请购单中就可以直接导入合同清单和MISS订单,订单直接导入功能直接简化了工作。同时,采购流程自动排序,也将财务的审计等功能囊括进来,所有人都能动态监察到请购、审核、入库的全部过程,采购操作工作高度透明。
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