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【转载】采购计划管理系统的基本流程  

2015-05-21 06:25:58|  分类: 工程技术 |  标签: |举报 |字号 订阅

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        基于特定软件的采购计划管理系统,使采购计划的提报、审核、传递、综合平衡、分配、考核等过程脱离了手工操作,促使了数据共享和传递。其一般流程是:
        将采购计划按时间划分为年度或月度计划和临时计划,在特定日期提报,先由各部门把采购计划提供给制定部门,该部门根据公司的实际情况进行审批,然后汇总提供给分公司仓库,仓库管理人员进行现有库存情况的统计整理,并录入计算机。有的分公司有库存管理系统,可以结合起来使用。
        在计划的录入过程中,系统根据公司名称和时间自动生成计划编号和序号,不用人工录入。根据公司对物品给定的代码,在输入采购物品名称时,只要输入几个字母就可以自动生成汉字的二品名称,省去了录入汉字的烦琐操作。每一种物品都有一个助记码,可以根据个人情况定义。临时计划的提报步骤与月计划的提报相同,如果有大型的设备需要提报计划,则需要专门的提报单。计划经过审核无误后,发送至指定部门,这一操作只需按一下“发送”按钮,即可完成,准确快捷。数据先进行压缩然后自动复制,数据库文件以分公司的名字命名。
        主管部门对收到的采购计划进行审核,选择分公司后,所有未审核的计划全部列出。审核的目的是根据公司目前的资金情况和各公司的物资库存情况进行综合平衡。如果能够进行调剂的就不把计划下发到采购部门,另外由于资金或项目建设所限,应对一些不需要购买的物资进行控制。对需要购买的物资进行A、B、C分类(主要依据物资对生产的重要程度和紧急程度),方便对采购部门的考核。在这个过程中,主管部门可以更改计划,但修改后的计划必须反馈回分公司。
        采购计划传递到采购部门后,采购计划就生效了,同时财务中心可以看到采购计划的分布情况。采购资金的汇总情况可以自动生成,报表主要按分公司、按物资A、B、C分类进行汇总,这样财务中心就可完全掌握采购资金的整体情况。采购部门对接收到的采购计划进行分配,把计划落实到每一个业务员,操作过程比较简单,因为计划在录入过程中包含了物资种类,这样在分配计划时可以按物资种类进行排序,例如把五金类的交付给业务员甲,办公类的交付给业务员乙。
        采购完成后,在物资入库时根据采购计划编号和序号进行登记,详细记录入库日期,以便对供应采购计划的完成情况进行统计。然后采购部门根据采购计划的完成情况对业务员进行考核,主管部门根据采购物资的使用情况对分公司进行考核。
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