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【转载】采购活动中的成本控制问题  

2015-05-21 06:30:47|  分类: 工程技术 |  标签: |举报 |字号 订阅

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摘要:企业的生产过程包括供应、生产、销售三个阶段,每个环节和步骤对生产起着不同的作用。采购活动在经营活动中有着至关重要的作用。降低成本提高经济效益达到产出最大化是每个企业的最终目标,而采购活动中的成本占到企业总成本的30%-40%。如何做控制好采购成本并使之不断下降,是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。企业要采取切实可行的规章制度,达到降低采购成本的目的。

 

 

任何一个企业,其生产经营的最终目的都是要获得盈利,而盈利的获得必须以一定的成本费用为代价。采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少,而且直接体现在産品成本的下降、利润的增加,以及企业竞争力的增强。在工业企业的生产成本中,材料费用占有相当大的比重,因此,做好采购活动中的成本控制及降低对于企业整个成本的降低有很重要的作用。

  一、加强内部控制管理,提高采购管理水平

  内部控制是企业从自身的角度对所有的经营活动进行管控的制度,建立健全内部控制制度,才能更好的使管理者充分的了解认识企业管理的各方面不足,从而提出问题进而改善。

1.建立严格的采购制度

   采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准许可权、物料采购的流程、相关部门(特别是财务部门)的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如,可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价,然后选择供应商,并把所选的供应商及其报价填在请购单上;建立合格供应商档案,每次采购之后进行物品资材质量、服务、交货及时性方面的比较,并记录明细。完善验收制度,采购工作中的各项只能应当相互制约,防止物资 的滥收溢收。

   2.提高采购人员素质

   从人员招聘关口进行严格筛选,对员工进行企业文化教育,使员工对企业有归属感、责任感,提高采购人员的综合素质,使其向知识化、专业化方向发展。采购人员不但要有扎实的专业知识,还要具有良好的沟通与协调能力,善于处理各种采购关系,具备较强的管理意识。采购人员自身要注重专业素质的提高,拓宽知识结构。一是要提高学习能力,坚持参加继续教育,掌握扎实的专业知识;二是要优化知识结构,加强金融、法律、管理、计算机等方面知识的学习和积累,树立现代理财观,注重资金的效益,同时坚持原则。

    在所有的采购管理人员中,最重要的是要先好采购主管。他是采购管理班子中最重要得人,担负着企业整个采购管理的策划,决策工作,对企业的采购管理水平有着决定的作用。采购主管应当是在该企业的采购方面有多年的实际经验,对采购业务、采购市场比较熟,同时又对企业生产比较熟,还具有一定组织管理能力的人。也就是要既懂采购、又懂生产,又有组织管理能力。需求分析员,市场分析与供应商管理员、采购计划员、进货管理员、质量管理员、库存管理员、采购统计员、财务与成本核算员和采购员等,都可以争取成为采购工程师。对他们的要求,除了政治素质以外,特别果在各自的专业方面有一个严格的要求。根据业务水平评定从助理工程师、工程师、到高级工程师等不同职称的等级。

   3.建立完善的供应商选择制度

   采购方与供应方相互的工作不是透明的,采购方很难参与供应商的生产组织过程和有关质量控制活动,只能通过相关的标准,进行检查验收。而供应商为了在采购招标中获取优势,会通过各种手段,简单程序,降低成本,结果就是产品质量大大下降而影响采购的利益,这也是供应商与采购部门之间建立长期合作关系的一个主要原因。对于重点材料的价格,要建立价格评价体系,由公司有关部门组成价格评价组,定期收集有关的供应价格信息,来分析、评价现有的价格水平,并对归档的价格档案进行评价和更新价格信息的获取主要通过报刊、杂志、广告、市场调研等途径来获取,所获取的信息往往会过时。从一定程度上影响了企业的战略决策,特别是在新产品的研发,旧产品的改造、新市场的开辟等方面。如果企业不能适应新形势的变化,就会失去了顾客,影响了利益。

4.建立合理的奖惩制度

在建立了完善的内部控制管理制度和严密合理的采购程序的基础上,是否能够有效执行就是关键。一是可以通过拓宽监督管理渠道,来保证内部控制管理工作的实施,对采购业务要由事后监督向事前、事中的监督进行转变,并要充分发挥职工群众监督的作用,督促和约束采购部门的工作效率和工作质量,促进内部控制管理的有效运行。另外,还可以通过制定内部控制管理考核及其责任追究制度来强化执行力,明确相关部门及员工在内部控制管理工作中应承担的责任,加大员工内部控制管理制度执行情况的考核力度,对工作责任心不强、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人员进行责任追究,并视情节轻重予以通报、警告处分或给予必要的处罚来增强了各级管理人员的内部控制管理意识,以此来提升管理人员的业务水平和对内部控制管理制度的履行意识。 

    二、健全资金使用制度

凡是牵涉到资金的使用,都要建立起一套严格的规章制度。资金的领取、审批、使用,一般要规定具体的权限范围、审批制度、书面证据制度等。对于货款的支付,要根据对方的信用程度,具体到风险情况进行稳妥的处理。一般货款的支付,要等到货物到手检验合格后,再付全部货款。

三、充分进行采购市场的调查和资讯收集。

一个企业的采购管理要达到一定水平,应充分注意对采购市场的调查和资讯的收集、整理(价格会经常随着季节、市场供求情况而变动)只有这样,才能充分了解市场的状况和价格的走势,使自己处於有利地位。如有条件,企业可设专人从事这方面的工作,定期形成调研报告,及时的关注了解市场信息,分析供求关系,合理预测价格走势,进行采购时机的合理选择,直接达到降低采购成本的目的。如果采购部门能把握好时机和采购数量,会给企业带来很大的经济效益。

四、实行战略成本管理来指导采购成本控制

1、估算供应商的产品或服务成本。我们以前的采购管理只是过多强调公司内部的努力,而要真正做到对采购成本的全面控制,仅靠自己内部的努力是不够的,应该对供应商的成本状况有所了解,只有这样,才能在价格谈判中占主动地位。可以通过叁观供应商的设施,观察并适当提问以获得更多有用的资料;甚至为了合作,明确要求供应商如实提供有关资料,以估算供应商的成本。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后,可安排一些使自己在价格上有利的谈判,并尽可能加强沟通和联系,即与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径,从而降低自己企业的材料成本。进行这种谈判,要始终争取双赢的局面。要与供应商建立长期的合作关系,就不能在谈判中把供应商遇到赔钱的地步。

2、对竞争对手进行分析。对竞争对手进行分析的目的是要明确我方与竞争对手相比的成本态势如何。我们的优势在哪里,对手的优势在哪里,优势和劣势的根源是什麽,是源自於我们与竞争对手战略上的差异,还是源自於各自所处的不同环境,或是企业内部结构、技术、管理等一系列原因。然後从消除劣势,保持优势入手,制定在竞争中战胜对手的策略。通过对竞争对手的分析,找到努力的方向,在竞争中保持先机。

上面总结的各个方面,仅仅是个人的一点拙见。在真正的成本控制过程中会遇到很多实际问题,应当具体问题具体对待。例如一些较大的外资企业都会建立专门的成本控制中心,从各个具体的方面控制企业总成本,而对于采购成本,占到公司总成本的近50%,更是成本控制的重中之重。采购工作涉及到企业活动中的各个方面,牵一发而动全身,现代企业的观念创新也要运用到采购活动的管理中,才能到到更好的效果

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